调查回复函怎么写

xxx有限公司:自接到贵公司7月21日发至我公司的《工作联系函》我公司领导高度重视，对函件中反映的我公司保安在为贵公司提供安保服务过程未尽职履行安保责任，导致贵公司出现盗窃时件及我公司保安在工作中存在上班时间玩手机，看视频，睡觉，抽烟等违反执勤纪律的现象予以调查核实，经过调查核实确认后，我公司对派驻于贵公司的保安处于扣除xxxx元绩效的处罚决定，并将该处罚金用于我公司赔偿贵公司的财产损失，特此告知，xxxx有限公司，日期xx年xx月xx日