首先比如常用的称呼不能马虎，您要常挂嘴边，让领导批准邮件不要出现希望批准，还忘批准的字样，希望和还望是上级对下级或者平级，要用烦请或者有劳或者恳请批准等代替！
其次，文件内容排版一定要工整简洁字体以微软雅黑为主，逻辑缜密，了解领导对邮件文件的排版要求，这里不是拍马屁，而是职场分寸！
有几种情况给领导发放资料，其一是日常给领导发放资料，应该同领导讲明资料发放的单位，资料发放的目的。这时的用语要文明礼貌语言简练达意，使用日常的一般礼貌用语就可以了。
其二是在会议召开期间或接待来宾时给领导发放需要的相关资料，这时只要将资料交给需要资料的领导就可以了，轻声称呼职务做出提示提醒，一般不用讲话包括礼貌用语，只是是眼神交流即可，但是动作应该轻柔到位，不能拖泥带水。
